So können Sie frustfrei Dokumente mit dem Handy scannen und als pdf teilen:
Die meisten meiner Mandanten liefern Unterlagen digital an (E-Mail, Datei-Upload). Oft als Fotos. Das kann für den Empfänger aber frustrierend sein. Denn es sind zusätzliche Bearbeitungsschritte erforderlich, um aus dem großen Foto ein kleines pdf-Dokument zu machen, das nicht so viel Speicher verbraucht; und mit dem man vernünftig arbeiten kann.
Wer keinen Scanner zur Hand hat, kann solche Dateien auch mit dem Smartphone und einer passenden App erstellen. Das Smartphone funktioniert dann wie ein Scanner: Das Dokument wird fotografiert, die App erkennt normalerweise automatisch den Umriss des Papiers und schneidet das Foto entsprechend zu. Anschließend kann man wählen, ob das Dokument in Farbe, Graustufen oder schwarz-weiß ausgegeben wird. Für Dokumente reicht in der Regel eine Ausgabe als schwarz-weiß-Dokument. Der Vorteil dabei ist: Die Dateien sind klein, belegen also nicht so viel Platz auf der Festplatte. Man kann sie mit gängigen pdf-Betrachtern ohne weiteres auf den unterschiedlichsten Systemen öffnen und weiter verarbeiten.
Das erstellte pdf teilt man z. B. per E-Mail, mit einem Messenger (z. B. Signal) oder via Upload mit dem Empfänger. Es lassen sich sogar mehrseitige pdf-Dateien erstellen und teilen.
Im App-Store Ihres Smartphones einfach einmal nach „Handy Scanner“ oder „pdf Scanner“ suchen. Mein Tipp, wenn Sie ein Android-Smartphone besitzen, ist die App „ClearScanner“. Die App gibt es in einer kostenfreien Version mit Werbeeinblendung und für kleines Geld auch ohne Werbeeinblendung.
So kann man frustfrei Dokumente mit dem Handy scannen und als pdf teilen – auch wenn man keinen Computer mit Scanner zur Hand hat.
Checkliste: Unterlagen in Dateiform einreichen
☑ Eine Unterlage je Datei
(z. B. „Vertrag 12.03.24.pdf“, „Kündigung 05.05.24.pdf“)
☑ Keine E-Mails als Datei
(kein .msg, .eml, winmail.dat etc.)
☑ Bevorzugt: PDF-Dateien
📱 Anleitung fürs Handy-Scannen: Hier klicken
☑ Bilder komprimieren
(max. 750 KB – 1 MB je Bild, keine abgeschnittenen Screenshots)
☑ Aussagekräftige Dateinamen
(klarer Inhalt & Datum erkennbar)
☑ Chronologische Nummerierung
(z. B. „01 … 99“ mit führender Null)
☑ Max. 20 MB pro E-Mail
☑ Bei Bedarf: datenschutzkonformer Upload-Link möglich
Hinweis:
Ich kann keine umfangreiche Nachbearbeitung (Beschriften, Sortieren, Komprimieren) übernehmen. Danke für Ihr Verständnis.